Online Mee­tings pro­duk­tiv gestal­ten – Das Meeting Canvas im Video

29. Mai 2020

Mee­tings pro­duk­tiv zu gestal­ten, ist schon für Prä­senz­ver­an­stal­tun­gen eine Her­aus­for­de­rung. Und wir ver­brin­gen einen erheb­li­chen Teil der Arbeits­zeit in Bespre­chun­gen. Im vir­tu­el­len Raum kommen noch weitere Stol­per­steine hinzu. Deshalb sollten Mee­tings gut geplant werden, einen festen Rahmen bekom­men und zu nutz­ba­ren Ent­schei­dun­gen führen, die im Anschluss wirksam werden können – und als Online­for­mat geprobt werden.

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Nutzen Sie die fol­gen­den Tipps für die erfolg­rei­che Gestal­tung Ihrer Mee­tings. Das Canvas eignet sich übri­gens für alle Phasen als Pla­nungs­tool, als Anhang für die Ein­la­dung, als zen­tra­les Prä­­sen­­ta­­ti­ons- und Arbeitsformat und für den Trans­fer sowie die Doku­men­ta­tion der Ergeb­nisse des Mee­tings in die Umset­zung. 

VORBEREITUNG 

Für die ziel­dien­li­che Vor­be­rei­tung Ihres Online-Mee­tings sind zwei Dinge maß­geb­lich:  

  1. Was sind der Anlass und das Ziel des Mee­tings?  
  2. Wer ist die Ziel­gruppe

Der Anlass und das Ziel bestim­men den zeit­li­chen Rahmen inner­halb dessen das Errei­chen des Ziels rea­lis­tisch möglich istwer die benö­tig­ten Teil­neh­mer für das Meeting sind und was genau gemein­sam prak­tisch mit­ein­an­der getan werden soll. Daraus ergibt sich die Kon­se­quenz welches Online-Tool sich auf­grund dessen tech­ni­scher Mög­lich­kei­ten für die Zusam­men­ar­beit eignet und welches ich als Aus­rich­ter nutzen darf und kann. 

Die Ein­gren­zung auf die wirk­lich benö­tig­ten Teil­neh­mer gibt Auf­schluss über deren Menge und damit auch die benö­tigte Anzahl der Mode­ra­to­ren, um die Reak­tio­nen der Teil­neh­men­den neben der Mode­ra­tion im Blick behal­ten und ggf. Grup­pen­räume beglei­ten zu können. Auch gibt es eine Idee über die tech­ni­schen Vor­aus­set­zungen Ihrer Teil­neh­mer (PCNote­book, Tablet, Smart­phone oder Telefon bedin­gen andere Dar­stel­lungs­for­men und Optio­nen der Invol­vie­rung) sowie über deren per­sön­li­chen Vor­er­fah­run­gen mit Online-Ver­­an­stal­­tun­­­gen (Anwen­d­er­kennt­nisse). Und ganz neben­bei schont das die Zeit derer, die sich wahr­schein­lich nicht aktiv hätten betei­li­gen können – für sie ergeben sich garan­tiert andere Mee­tings. 

Unter dem Strich gilt die Prä­misse „Form follows function, die sich aus dem „magi­schen Dreieck“ von Anspruch und Bedarf des Ver­an­stal­ters, den tech­ni­schen und per­sön­li­chen Mög­lich­kei­ten der Teil­neh­men­den und der Kom­pe­tenz des Mode­ra­tors ergibt.

DURCHFÜHRUNG 

Gerade in der Zeit der aktu­el­len Pan­de­mie haben Online-Mee­­tings auch eine wich­tige soziale Funk­tion. Öffnen Sie deshalb den Meetingraum 15 Minuten vorher und nutzen Sie die Zeit für den per­sön­li­chen Aus­tausch. Planen Sie auch für das Meeting selbst Zeit für Humor und akti­vie­rende Mode­ra­ti­ons­me­tho­den sowie das eine oder andere per­sön­li­che Wort mit ein. Die kon­se­quente Umset­zung der Agenda, und damit des Zeit­plans, ist ent­schei­dend für die aktive Ein­bin­dung und das „bei der Stange Halten“ Ihrer Teil­neh­mer und natür­lich für das Ergeb­nis Ihres Mee­tings. Lassen Sie die den Teil­neh­men­den bereits im Vorfeld die wich­tigs­ten Zahlen, Daten und Fakten zukom­men, um einen epi­schen Diskurs über Details zu ver­hin­dern. Ver­tei­len Sie für das Meeting aktiv Rollen wie z. B. Time­kee­per“, „Doku­men­tator“ und „Experte für …, um sich selbst in der Mode­ra­tion zu ent­las­ten und die Teil­neh­men­den aktiv, ent­spre­chend ihrer per­sön­li­chen Kom­pe­ten­zen und Moti­va­tion, zu invol­vie­ren. Sorgen Sie dafür, dass das Format ein nutz­ba­res Ergeb­nis erzielt. So bekom­men alle Teil­neh­mer das Gefühl, ihre Zeit bei der Viel­zahl der statt­fin­denden Mee­tings aus­ge­rech­net bei Ihrem sinn­voll ein­ge­bracht zu haben – das hin­ter­lässt einen blei­ben­den Ein­druck! 

TRANSFER 

Das Ergeb­nis Ihres Mee­tings sind zunächst die Lessons learned  die Erkennt­nisse und Fakten, die Sie mit den Teil­neh­men­den gemein­sam, mit Blick auf das Meeting-Ziel, erar­bei­tet haben. Die Erkennt­nisse müssen nun nach ihrer Wich­tig­keit und Dring­lich­keit für die Umset­zung in die Praxis bewer­tet werden. Daraus ergeben sich die To-Do’s und deren kom­pe­tenz­ori­en­tierte Ver­tei­lung auf die Anwe­sen­den für den Trans­fer in den kom­men­den Arbeits­all­tag. Bei einer regel­mä­ßi­gen Bespre­chung ergibt sich der maxi­male Umset­zungs­zeit­raum von selbst. Andern­falls defi­nie­ren Sie ein Umset­zungs­ziel und auch die Siche­rung des Trans­fers, in dem Sie die Ergeb­nisse der To-Do‘s allen Teil­neh­men­den zukom­men lassen. Dafür braucht es defi­nierte Wege oder einen für alle zugäng­li­chen Spei­cher­ort.   

BASIS 

Die Basis für Ihr Meeting ist der Spei­cher für alle Themen und Erkennt­nisse, die über die geplante Agenda hinaus auf­kom­men. Damit die nicht zu Lasten der Ein­hal­tung des Zeit­plans und der kon­zen­trier­ten Auf­merk­sam­keit gehen, werden sie hier fest­ge­hal­ten und z. B. in Form einer Ideen­wand für nach­fol­gende Mee­tings nutzbar gemacht. Wenn Sie Metho­den aus z. B. Scrum oder Kanban nutzen, kann an dieser Stelle auch das ent­spre­chende Board ein­ge­baut und im Meeting gemein­sam wei­ter­be­ar­bei­tet werden. Auch kann der Basis-Bau­stein der Platz für eine andere Live­do­ku­men­ta­tion mittels eines Tablets oder Sketch­no­tes etc. genutzt werden. 

Dies ist nur der Auszug der zen­tra­len Erfolgs­fak­to­ren für Ihre Online-Mee­­tings und andere vir­tu­elle Formate. Gerne unter­stüt­zen wir Sie bei Ihrer kon­kre­ten Planung und auch der Durch­füh­rung und Refle­xion. Nutzen Sie die Mög­lich­keit unserer kos­ten­lo­sen Erst­be­ra­tung.

Herz­li­che Grüße,

Björn Eichner

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Björn Eichner
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